ビジネスマナーPART5ガンバレ就活！相手に表情が見えないからこそ、話し方で与える印象が大きく変わる！電話での企業とのやり取りではお互いの表情が見えないため、話し方によって大きく印象が変わってしまいます。担当者が聞き取りやすいよう、はっきりと大きな声で礼儀正しく話をすることで、良い印象を与えられます。電話をかけるときの流れ電話がかかってきたときの注意点 ここでは、電話応対の手順を紹介します。言葉遣いに気をつけ、ハキハキと話すように心がけましょう。 就職活動中は、企業から電話がかかってくる機会も多くあります。下記の内容に注意しましょう。34まずは名乗る電話をかけ、相手が出たらまずは名乗りましょう。例「お忙しいところ恐れ入ります。私は○○大学○○学部◯年生の山田と申します」担当者に取り次いでもらういきなり担当者に出てもらえるとは限りませんので、担当者への取り次ぎを依頼しましょう。例「人事部の田中様はいらっしゃいますでしょうか」担当者が出たら改めて名乗り、電話した目的を伝え、担当者の都合を聞きましょう。例「お忙しいところ恐れ入ります。私は○○大学○○学部◯年生の山田と申します。本日は選考スケジュールの件で お聞きしたいことがあり、お電話いたしました。今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか」用件を話す簡潔に用件を話すように心がけましょう。確認事項は復唱し、メモを取っておきましょう。例「念のため復唱させていただきます。○月○日○時から受付開始で間違いないでしょうか」電話を切る心を込めてお礼を言い、相手が電話を切ったことを確認してから電話を切りましょう。例「お忙しい中、ご対応いただきまして、ありがとうございました。失礼いたします」12345■すぐにメモ・手帳の準備を！ 大事な内容の場合が多いので、すぐにメモ・手帳の準備を。焦らずに落ち着いて対応することが大切です。■電話に出にくい状況であれば、かけ直す旨を伝えよう 移動中や騒がしい場所にいる場合などは、理由とともに「大変申し訳ございませんが、改めてこちらからお電話させていただいてもよろしいでしょうか」と担当者に伝え、電話を切りましょう。電話ができる状態になったところで、改めてかけ直すようにしましょう。かけ直す際には「先ほどは失礼いたしました」などとひと言お詫びの気持ちを伝えてから、用件を尋ねましょう。■着信履歴が残っていた場合はすぐにかけ直そう 企業からの電話に気づかなかった場合は、できるだけ早くかけ直すことが大切。もし留守番電話に「またかけ直します」と入っていたとしても、必ず自分からかけ直しましょう。その際は「着信が残っていたのですが･･･」などと名乗らずに話し始めるのではなく、「お忙しいところ恐れ入ります。私は○○大学○○学部◯年生の山田と申します。本日、人事部の田中様からお電話をいただいておりましたが、出ることができませんでしたので折り返しお電話いたしました」と伝え、担当者に取り次いでもらいましょう。93
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